√ Pengertian Arsip dan Kearsipan, Perbedaan, Tujuan, Fungsi dan 8 Jenisnya

Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Pondoksalam – Untuk bisa mengerti apa itu arsip dan kearsipan, serta perbedaannya tentulah perlu untuk dirinci terlebih dahulu, oleh karena ituakan dijelaskan pengertian kearsipan, kearsipan menurut para ahli, perbedaan arsip dengan kearsipan, fungsi dan tujuan kearsipan, namun sebelum itu penting juga untuk dijelaskan pengertian arsip terlebih dahulu, selengkapnya berikut urainnya :

Pengertian Arsip

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. – Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Dari segi bahasa, kata arsip diserap dari bahasa belanda yaitu “archief“, secara etimologi berasal dari bahasa yunani yaitu “archium” artinya adalah peti tempat menyimpan sesuatu.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip dikenal dengan istilah felum (bundle) yang artinya adalah benang atau tali. Saat itu benang atau tali dipakai untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan ataupun catatan supaya ringkas dan mudah untuk ditemukan saat diperlukan.

Dulunya arsip ini juga identik dengan “warkat” yang merupakan asal kata dari bahasa Arab yang artinya “surat”, tetapi di dalam perkembangannya pengertian warkat merupakan lembaran yang berisi keterangan ataupun informasi yang memiliki arti dan kegunaan. Warkat ini pun bisa diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan dengan melalui Kliring.

Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya – Lembaga Administrasi Negara (LAN).

Pada awalnya pengertian arsip cenderung sebagai tempat ataupun ruang penyimpan, namun seiring perkembangannya arsip ini lebih condong sebagai catatan atau surat yang mempunyai nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.

Dari pengertian arsip diatas bisa disimpulkan bahwa arsip adalah dokumentasi dalam bentuk dokumen ataupun media yang digunakan sesuai dengan perkembangan teknologi yang dibuat oleh lembaga, organisasi ataupun perseorangan yang bisa digunakan sebagai bukti sahih untuk tindakan ataupun keputusan.

Pengertian Kearsipan

Kearsipan atau Records Management merupakan sistem yang dikembangkan untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat banyaknya aktivitas yang menyebabkan banyaknya ledakan informasi dalam bentuk banyaknya dokumen yang ditemukan dalam tiap organisasi.

Pengertian kearsipan merupakan pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang mempunyao nilai kegunaan (penting) dengan teratur serta terencana baik itu arsip yang dibuat ataupun yang diterima, supaya mudah untuk ditemukan kembali jika diperlukan.

Dalam bahasa inggris kearsipan adalah Filling, kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan file “arsip” mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Proses kearsipan ini menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip supaya bisa ditemukan kembali dengan mudah dan cepat dan juga untuk pemusnahan arsip dengan kriteria tertentu.

Dalam ruang lingkupnya kegiatan kearsipan ini meliputi,

1. penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip
2. pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
3. penyimpanan dan pemusnahan arsip

Perkembangan teknologi serta informasi kini bisa membuat proses kearsipan jadi lebih praktis, cepat dan mudah. Arsip-arsip itu bisa disimpan dalam bentuk digital seperti mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya dan keuntungannya yang didapatkan misal seperti menghemat ruang dan biaya. Dan juga bisa dimanfaatkan fitur lain seperti memanfaatkan cloud computing yang merupakan tempatn penyimpanan file atau dokumen online.

Tujuan Arsip dan Kearsipan

Adapun tujuan dari arsip dan kearsipan adalah sebagai berikut :

Tujuan Arsip

1. Sebagai pusat informasi, tiap – tiap arsip mampu membantu ingatan seseorang tentang sebuah naskah tertentu.
2. Sebagai sumber dokumentasi, arsip bisa dipakai pemimpin organisasi untuk bisa mengambil keputusan dengan tepat tentang masalah yang dihadapi.
3. Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi

Tujuan Kearsipan

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat
3. Menghemat waktu dan tenaga
4. Menghemat tempat penyimpanan
5. Menjaga rahasia arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

8 Jenis Arsip dan Contohnya

Ada beberapa pembagian kelompok jenis arsip diantaranya seperti:

Arsip Menurut Subjek atau Isinya

1. Arsip kepegawaian, contohnya : surat lamaran, daftar riwayat hidup, surat pengangkatan pegawai dan juga rekaman prestasi
2. Arsip Keuangan, contohnya : bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, laporan keuangan dan surat perintah bayar
3. Arsip Pemasaran, contohnya : surat pesanan, surat penawaran, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan juga daftar harga.
4. Daftar pendidikan, contohnya : daftar hadir siswa, raport, kurikulum, satuan pelajaran dan juga transkip mahasiswa.

Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya

1. Surat, contohnya : notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel, naskah perjanjian atau kontrak, akta pendirian lembaga atau perusahaan dan surat keputusan.
2. Pita rekaman
3. Mikrofilm
4. Disket
5. Compact disk
6. Flash disk

Arsip Menurut Nilai Gunanya

1. Arsip bernilai informasi, contohnya : pemberitahuan, pengumuman dan undangan
2. Arsip bernilai administrasi, contohnya : prosedur kerja dan uraian tugas pegawai, ketentuan organisasi, surat keputusan.
3. Arsip bernilai hukum, contohnya : surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan, akta pendirian lembaga atau perusahaan, akta perkawinan akta kelahiran.
4. Arsip bernilai sejarah, contohnya : laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa
5. Arsip bernilai ilmiah, contohnya : hasil penelitian
6. Arsip bernilai keuangan, contohnya : nota penjualan, kuitansi dan laporan keuangan
7. Arsip bernilai pendidikan, contohnya : kurikulum, satuan pelajaran, karya ilmiah para ahli dan program pelajaran.

Arsip Menurut Sifat Kepentingannya

1. Arsip tak berguna, contohnya : surat undangan juga memo
2. Arsip berguna, contohnya : surat pesanan barang, presentasi pegawai, surat permohonan cuti.
3. Arsip penting, contohnya : daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, surat keputusan, buku kas serta daftar gaji
4. Arsip vital, contohnya : buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan , akta pendirian lembaga atau perusahaan dan ijasah

Arsip Menurut Fungsinya

1. Arsip dinamis, merupakan jenis arsip yang masih dipakai secara langsung di dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
2. Arsip Statis, merupakan jenis arsip yang tidak dipakai secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya

1. Arsip Pusat, merupakan jens arsip yang disimpan dengan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
2. Arsip Unit, merupakan jenis arsip yang berada pada unit-unit organisasi.

Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

1. Arsip Asli, merupakan dokumen yang langsung dibuat dengan menggunakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan serta legalisasi asli atau dokumen utama.
2. Arsip Tembusan, merupakan dokumen kedua atau ketiga ataupun seterusnya yang mana pada proses pembuatannya bersama dokumen asli tetapi ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
3. Arsip Salinan, merupakan dokumen yang yang proses pembuatannya itu tidak secara bersama dengan dokumen asli tetapi memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

1. Arsip Autentik, merupakan jenis arsip yang diatasnya ada tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keaslian dari sisi arsip bersangkutan.
2. Arsip Tidak Autentik, merupakan jenis arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Alat Yang Digunakan Dalam Arsip dan Kearsipan

Di dalam perkantoran tentunya ada alat yang digunakan untuk kearsipan, Berdasarkan penjelasan pengertian arsip diatas bisa simpulkan bahwa terdapat alat yang digunakan, seperti :

1. Filling Cabinet
2. Rotary
3. Lemari Arsip
4. Rak Arsip
5. Map Arsip Atau Map Folder
6. Ordner
7. Stapler
8. Perforator
9. Label
10. Alat Sortir
11. Guide
12. Numerator
13. Stopmap Folio
14. Map Snelhecter
15. Hanging Map

Perbedaan Arsip Dan Kearsipan

Di dalam pengertiannya arsip dan kearsipan bisa dilihat perbedaannya dengan sangat jelas, lebih rinci sebagai berikut :

Arsip adalah dokumentasi dari kegiatan ataupun peristiwa dengen bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang dibuat oleh lembaga, organisasi, perusahaan ataupun perorangan.

Sedangkan Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman (dokumentasi) yang menggunakan sistem tertentu di dalam penciptaannya, penyusunannya, pemeliharaannya, dan pemusnahannya.

Nah itulah penjelasan singkat tentang Pengertian Arsip dan Kearsipan, Perbedaan, Tujuan, Fungsi dan 8 Jenisnya, terima kasi sudah membaca sampai akhir.