√ Pengertian Dokumen, 5 Jenis, Syarat, Ciri, Fungsi, Contoh

Secara umum Pengertian Dokumen adalah Informasi yang tercetak maupun tertulis yang bisa digunakan sebagai bukti ataupun keterangan yang didalamnya itu terisi dan terbentuk dari jumlah dan jenis yang banyak ataupun sedikit.

Pendapat lain dokumen juga bisa diartikan dalam bentuk surat-surat atau pun juga benda-benda berharga, yang didalamnya itu berisikan hal-hal penting termasuk rekaman serta yang bisa dijadikan sebagai alat bukti di dalam upaya mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan.

Asal Kata Dokumen

Berdasarkan situsMerriam-Webster Asal mula kata dokumen, dengan secara etimologis dan historis, kata dokumen ini asalnya dari Bahasa Inggris yaitu document.

Kata document ini berasal dari bahasa Latin yaitu documentum yang memiliki arti kertas atau juga dokumen resmi.

Kata documentum ini diturunkan dari kata docere atau docile yang memiliki arti untuk mengajar.

Dizaman modern sekarang kita sudah bisa nge print dokumen langsung dari hp kita loh, baca: cara print dokumen dari hp

Apa Ciri Dokumen ?

Berdasarkan pengertian dokumen diatas maka ciri dari dokumen adalah :

1. Sumber Informasi, Surat Berharga, Tertulis dan Tercetak.
2. Menginformasikan (Dikumpulkan,disusun, disediakan, juga disebarkan) kepada semua orang yang membutuhkan.
3. Harus Diperbaharui (Pemeliharaan)
4. Harus Diubah bila ada kebijakan, prosedur berubah.
5. Memiliki format

Apa Syarat Dokumen ?

Apa saja syarat sesuatu itu disebut dengan dokumen, berdasarkan pengertian dokumen diatas syarat dokumen adalah :

1. Berwujud

Sebuah dokumen itu tentu harus memiliki obyek fisik serta tanda-tanda fisik (Tercetak atau Tertulis).

2. Maksud dan Tujuan

Dokumen harus ada Maksud dan Tujuannya, seperti pada pengertian yang ada diatas bahwa dokumen adalah sebagai Informasi yang berisikan Keterangan, Bukti yang berfungsi sebagai Catatan Resmi.

3. Obyek Harus Berproses

Sesuatu itu disebut dokumen bila mengalami proses untuk dijadikan dokumen seperti yang tertuang pada penjelasan diatas yang dikumpulkan,disusun, disediakan, juga disebarkan .

Apa Fungsi Dokumen ?

Fungsi dokumen ini adalah sebagai catatan peristiwa yang bisa dirujuk kembali jika diperlukan.

Dokumen ini sifatnya penting karna dokumen bisa berfungsi sebagai :

1. Klarifikasi.
2. Bukti (Keterangan).
3. Studi.

Apa Jenis Dokumen ?

Terdapat beberapa kelompok jenis dokumne, adapun jenis dokumen ini adalah sebagai berikut :

1. Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingan

• Pribadi
  Dokumen yang birisi mengenai kepentingan perorangan, contohnya seperti KTP, SIM, STNK dan Ijazah.
• Niaga
  Dokumen yang hubungannya dengan perniagaan, contoh dari surat berharga yang bisa dipakai sebagai alat pembayaran, contohnya seperti cek,  kuitansi, saham, obligasi, faktur dan letter of credit.
• Sejarah
  Dokumen sejarah adalah dokumen yang hubungannya dengan sebuah kejadian atau peristiwa yang terjadi di masa lampau, Contohnya seperti autobiografi sampai pada naskah proklamasi.
• Pemerintah
  Sebuah dokumen yang didalamnya itu berisikan suatu informasi tentang ketatanegaraan umumnya dokumen ini dipakai dan dipergunakan sebagian keterangan atau pembuktian kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah itu sendiri, Contoh dari Dokumen Pemerintah ini ialah seperti keputusan presiden, UU sampai pada perjanjian perdagangan kerjasama antar negara.

2. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsi

1. Dinamis
   Dokumen yang dipakai dan digunakan dengan secara langsung di dalam suatu kegiatan atau aktivitas atau proses penyelesaian pada pekerjaan di kantor, dan jenis ini juga terdiri dari tiga macam, diantaranya dokumen dinamis aktif, dokumen dinamis semi aktif dan juga dokumen dinamis inaktif.
2. Statis
   Dokumen yang penggunaannya itu itu tidak dengan secara langsung serta dipergunakan di dalam proses pekerjaan kantor.

3. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

1. Literer
   Dokumen Literer ini adalah hasil dari sebuah tulisan, digambar, dicetak atau pun yang direkam dan juga dikumpulkan di dalam perpustakaan, contohnya ialah seperti buku, majalah dan film.
2. Korporil
   Dokoumen yang berupa benda sejarah seperti pada apa yang terdapat di dalam museum contohnya ialah seperti pakaian adat, arca, patung, pakaian adat, keris sampai pada uang kuno.
3. Privat
   Dokumen yang bentuknya itu surat ataupun arsip, dokumen jenis ini kemudian disimpan dengan memakai sistem kearsipan, contoh dari dokumen privat ini adalah seperti surat dinas,  surat berharga, surat niaga sampai pada tanda bukti laporan.

4. Jenis Dokumen Berdasarkan Sifat

1. Tekstual
   dokumen yang menyajikan informasi itu dengan bentuknya tertulis, seperti misalnya koran, buku, majalah serta lain sebagainya.
2. Nontekstual
   Dokumen yang berisikan tentang beberapa tulisan atau pun teks seperti yang ada pada sebuah peta, gambar, grafik serta lain sebagainya.

5. Jenis Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

1.  Primer
   Dokumen yang di dalamnya itu berisikan tentang informasi dari hasil sebuah maupun beberapa penelitian asli dan langsung dari sumbernya, contoh ialah seperti hak paten, laporan serta juga disertasi.
2. Sekunder
   Dokumen yang di dalamnya itu berisikan informasi tentang bahan bacaan (literature primer), secara umum dokumen sekunder ini disebut dengan dokumen blibiografi.
3. Tersier
   Dokumen yang berisikan tentang informasi dari literature sekunder, seperti misalnya buku atau pun juga teks panduan.

Apa Contoh Dokumen ?

Contoh dari dokumen berdasarkan penjelasan diatas adalah :

1. Dokumen perjalanan.
2. Rekaman sejarah lisan.
3. Paspor.
4. Visa.
5. Akta kelahiran.
6. Surat nikah.
7. Surat perjanjian.
8. Surat wasiat.
9. Faktur penjualan.
10. Surat kabar.
11. Spesifikasi produk.
12. STNK
13. SIM

Demikianlah penjelasan tentang Pengertian Dokumen, Jenis, Syarat, Ciri, Fungsi dan Contoh. kami berharap apa yang diuraikan bermanfaat buat kalian.