Pondoksalam – Pengertian Benchmarking adalah suatu proses pencarian, membandingkan, latihan serta juga praktik terbaik yang dilakukan secara sistematis serta secara terus menerus terhadap kompetitor yang terbaik di kelasnya baik itu dari dalam ataupun juga dari luar industri guna mengarah pada kinerja kompetitif yang paling unggul. Benchmarking ini kemudian dilakukan secara terus-menerus dalam jangka waktu yang panjang mengenai praktik serta hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan tersebut berada.
Benchmarking adalah sautu upaya untuk mengetahui mengenai bagaimana serta mengapa suatu perusahaan yang memimpin di dalam suatu industri tersebut bisa atau dapat melaksanakan tugasnya secara lebih baik dibandingkan dengan yang lainnya. Kegiatan benchmarking tersebut kemudian perlu keterlibatan dari seluruh pihak yang berkepentingan, pemilihan yang tepat mengenai apa yang akan dibenchmarkingkan, pemahaman dari organisasi itu sendiri, pemilihan mitra yang cocok, serta juga kemampuan untuk melaksanakan apa yang ditemukan di dalam praktik bisnis.
Fokus dari kegiatan benchmarking ini kemudian diarahkan pada praktik terbaik dari perusahaan lainnya. Ruang lingkupnya makin diperluas yakni dari produk serta juga jasa menjalar ke arah proses, fungsi, kinerja organisasi, logistik, pemasaran, serta lain-lain. Benchmarking ini juga berwujud perbandingan yang secara terus-menerus mengenai praktik serta juga hasil dari perusahaan yang terbaik dimanapun perusahaan itu berada.
Tujuan Benchmarking
Benchmarking ini adalah suatu proses dalam learning organizations, yang memiliki tujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi secara terus menerus, dengan cara mencari bentuk praktik pelayanan yang berkualitas untuk diadopsi di dalam organisasi.
Menurut Ramli (2013), tujuan dari benchmarking antara lain ialah sebagai berikut:
- Menilai serta meninjau ulang ekonomis, efisiensi, efektivitas dan kelemahan serta kekurangan yang terdapat dalam fungsi itu terkait dengan kondisi yang terjadi.
- Mengambil tindakan yang bersifat preventif, maksudnya ialah untuk menilai apakah terdapat situasi dalam perusahaan yang potensial bisa menjadi masalah di waktu yang akan datang walaupun pengamatan sepintas mungkin menunjukkan bahwa situasi demikian itu tidak dihadapi perusahaan.
- Membandingkan hasil kerja perusahaan secara keseluruhan atau segala macam komponen dengan standar yang mencakup berbagai bidang kegiatan serta segala macam sasaran perusahaan yang ditetapkan sebelumnya.
- Menjadi yang terbaik di dalam melakukan aktivitas dan proses. Benchmarking ini juga seharusnya melibatkan perbandingan dengan para pesaingnya atau jugaindustri lainnya.
- Meningkatkan kinerja organisasi supaya mampu bersaing dengan organisasi lain di dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Manfaat Benchmarking
Dibawah ini merupakan manfaat dari benchmarking menurut Sulisworo (2009) diantaranya sebagai berikut:
- Perubahan budaya.
Memungkinkan perusahaan tersebut untuk menetapkan target kinerja baru yang realistis berperan meyakinkan tiap-tiap orang dalam organisasi akan kredibilitas target. - Perbaikan kinerja.
Membantu perusahaan dalam mengetahui adanya gap-gap tertentu di dalam kinerja serta untuk memilih proses yang akan diperbaiki. - Peningkatan kemampuan sumber daya manusia.
Memberikan dasar bagi pelatihan. Karyawan kemudian menyadari adanya gap antara yang mereka kerjakan dengan apa yang dikerjakan karyawan lain di perusahaan lain. Keterlibatan karyawan di dalam memecahkan permasalahan sehingga karyawan itu kemudian mengalami peningkatan kemampuan serta keterampilan.
Jenis dan Cakupan Benchmarking
Menurut Watson (1996), jenis benchmarking diantaranya sebagai berikut:
1. Internal Benchmarking
Sebuah pendekatan untuk benchmarking yangmana organisasi kemudian belajar dari anak perusahaan, divisi, atau unit operasi yang merupakan bagian dari kelompok operasi yang sama atau juga perusahaan (misalnya, studi penelitian serta jua pengembangan kelompok internal guna menentukan praktik terbaik untuk mengurangi waktu ke pasar di dalam proses pengenalan produk baru). Di dalam jenis studi, informasi kinerja itu kemudian dibandingkan untuk proses kerja yang sama atau pun juga fungsi bisnis di dalam organisasi yang sama (mungkin melihat garis unik produksi, plan yang berbeda, divisi yang terpisah, atau pun juga unit bisnis yang berbeda).
2. Competitive Benchmarking
Sebuah pendekatan untuk benchmarking yang menargetkan desain khusus produk, kemampuan proses, atau metode administrasi yang dipakai oleh pesaing langsung (misalnya, studi mengenai kinerja di industri komputer laptop yang mempunyai fitur hanya perusahaan-perusahaan yang memproduksi produk-produk ini). Jenis yang paling ketat dari penelitian kompetitif tersebut akan menilai head-to-head organisasi bersaing di dalam industri serta pasar yang sama.
3. Functional Benchmarking
Sebuah pendekatan di dalam pembandingan yang meminta informasi dari area fungsional dalam aplikasi tertentu atau juga industri (misalnya, benchmarking fungsi pembelian itu harus menentukan pendekatan yang paling sukses di dalam mengelola basis pemasok). Dalam jenis studi, informasi dibandingkan guna proses kerja sama atau fungsi bisnis baik pada industri atau juga di dalam industri yang sama, tetapi fokus selalu di area fungsional. Dapat juga dilakukan pada industri yang tidak sama atau sejenis, namun terfokus di fungsional perusahaan.
4. Generic Benchmarking
Sebuah pendekatan untuk benchmarking yang kemudian berupaya pada proses informasi kinerja yang dari industri luar sendiri. Di dalam jenis studi, informasi kinerja dipakai dengan melalui pengembangan analogi yang memungkinkan belajar dengan perbandingan luas untuk proses tertentu (misalnya ialah, mempelajari distribusi pasokan makanan untuk belajar mengenai bagaimana mengontrol manufaktur mobil logistik).
Pada masa-masa sebelumnya benchmarking itu ditujukan untuk memperbandingkan pada hal-hal yang sebatas pada produk atau pun servis, serta juga proses produksi yang bisa di observasi. Namun dimasa sekarang, proses benchmarking tersebut sudah lebih berkembang pada berbagai informasi yang tidak lagi terbatas pada produk serta juga proses produksinya saja. Menurut Spendolini (1992), beberapa fungsi atau pun bagian yang bisa dilakukan benchmarking adalah sebagai berikut:
- Product and Services,
merupakan barang-barang yang diproduksi, serta bentuk penampilan produk dan juga sevice yang dihasilkan. - Work processes,
merupakan bagaimana produk atau servis yang dihasilkan. - Support Functions,
merupakan fungsi-fungsi pendukung di dalam produksi seperti keuangan, sumber daya manusia. - Organizational performance,
ini menyangkut anggaran, indikator produksi, penghasilan serta indikator kualitas. - Strategy,
merupakan hal yang menyangkut rencana jangka pendek, kemudian jangka menengah dan juga rencana jangka panjang.
Dibawah ini merupakan beberapa cara atau metode yang dipakai di dalam proses benchmarking antara lain ialah sebagai berikut:
- Riset in-house.
Dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap informasi di dalam perusahaan sendiri ataupun informasi yang ada. - Riset pihak ketiga.
Ditempuh dengan jalan memakai jasa pihak ketiga di dalam pencarian data serta informasi yang sulit didapat. - Pertukaran langsung.
Pertukaran informasi secara langsung dengan melalui kuesioner, survei dengan menggunakan telepon serta sebagainya dengan perusahaan yang dijadikan mitra di dalam benchmarking. - Kunjungan langsung.
Dilaksanakan dengan cara melakukan kunjungan ke lokasi mitra benchmarking untuk kemudian dapat saling tukar informasi.
Tahapan Benchmarking
Menurut Gaspersz (2002), tahapan atau pun juga langkah-langkah yang dilalui pada proses pelaksanaan benchmarking diantaranya sebagai berikut:
Tahap Perencanaan (Planning).
Tahap ini kemudian dilakukan identifikasi subjek benchmarking, identifikasi target benchmarking, serta juga menentukan metode pengumpulan data yang setelah itu dilanjutkan dengan melakukan pengumpulan data.
Tahap Analisis.
Tahap ini kemudian dilakukan perbandingan antara subjek benchmarking. Ditahap ini juga dipakai untuk kelemahan serta juga kelebihan yang ada di antara subjek benchmarking.
Tahap Integrasi (Integration).
Tahap ini kemudian mencakup metode benchmarking yang dipakai untuk menentukan target operasional di dalam proses perubahan atau perbaikan. Di sini seluruh temuan yang diperoleh dalam target benchmarking harus dikomunikasikan ke seluruh pihak di dalam hierarki perusahaan supaya dapat menjadi jelas dan juga meminta dukungan serta komitmen dari seluruh para pembuat keputusan supaya menjadi sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai target yang telah ditentukan.
Tahap Tindakan.
Tahap ini kemudian mencakup implementasi rencana-rencana yang sudah dibuat serta dikembangkan oleh seluruh pekerja. Suatu mekanisme pelaporan itu dibutuhkan pada tahap ini guna memantau efektivitas dari rencana ini. Pemantauan tersebut dilakukan secara kontinu, dengan demikian informasi di dalam tahap ini pun akan menjadi umpan balik bagi tahap perencanaan selanjutnya.
Metodologi Benchmarking
Di dalam penjabarannya, Robert Camp dalam bukunya yang diterbitkan ditahun 1989 itu mengemukakan Metodologi Benchmarking yang terdiri dari 12 Tahapan, diantaranya :
- Memilih Subyek
- Menentukan Proses
- Mengidentifikasikan Mitra yang berpotensi untuk dibandingkan
- Mengidentifikasikan sumber data
- Mengumpulkan data-data serta juga memilih mitra untuk dibandingkan
- Menentukan kesenjangannya
- Menetapkan perbedaan proses
- Target kinerja yang diharapkan
- Melakukan Komunikasi
- Penyesuaian Tujuan
- Menerapkan
- Meninjau ulang dan penyesuaian ulang
Kelebihan dan Kelemahan Benchmarking
Menurut Ramli (2013), pelaksanaan benchmarking ini mempunyai kelebihan serta kelemahannya masing-masing, penjelasannya sebagai berikut:
1. Kelebihan Benchmarking
Benchmarking ini membantu untuk mendapatkan jalan pintas di dalam mencapai tujuan (target), dengan cara meniru maka banyak hal bisa dihemat, antara lain kita bisa lebih mempersingkat dalam proses pembelajaran (learning process), kemudian juga mengurangi kemungkinan kegagalan karena bisa belajar dari kegagalan serta juga kesalahan orang lain. Adapun beberapa kelebihan dari benchmarking diantaranya sebagai berikut:
- Berdasarkan kebutuhan pelanggan, hasil dari benchmarking itu sudah atau telah sesuai dengan realitas kebutuhan pelanggan serta juga memiliki performa yang tinggi.
- Metode ini juga mencegah membuat kembali hal yang sudah ada dan juga waktu serta sumber daya yang terbuang oleh karna aktivitas tersebut.
- Memberikan informasi mengenai perusahaan sejenis yang terbaik dengan cara mempelajari produk-produk yang sudah ada serta juga mengenai praktik-praktik bisnis yang dilakukan perusahaan tersebut.
- Memberikan ide baru dari praktik serta juga teknologi yang dilakukan oleh industri terbaik.
- Dapat berkompetisi dengan perusahaan lainnya.
b. Kelemahan Benchmarking
Berhubung proses identifikasi serta juga transfer praktik bisnis cenderung memakan waktu (time consuming), maka kendala terutama di dalam melakukan benchmarking ini ialah kurangnya motivasi untuk kemudian mengadopsi praktik bisnis, kurangnya informasi yang memadai tentang bagaimana cara adaptasi serta penggunaannya secara efektif dan juga kurangnya kapasitas (sumber daya maupun keterampilan) di dalam penyerapan praktik bisnis.
Contoh Benchmarking
Contoh penerapan benchmarking yang berhasil ialah seperti apa yang dilakukan Samsung terhadap Apple pada tahun 2013, yang mana waktu itu Samsung dengan produknya Samsung Galaxy ace mampu untuk mengalahkan penjualan iphone 4 serta iphone 5. Yang dilakukan Samsung ialah meniru fitur-fitur yang ada di dalam produk Apple tetapi mengatasi kelemahannya yakni dengan membuat produk yang lebih terjangkau. Tetapi dampak negative yang diperoleh Samsung di dalam melakukan bechmarking tersebut ialah mendapat isu pelanggaran hak paten disebabkan karna Samsung meniru produk Apple terlalu mirip.
Demikianlah penjelasan mengenai Pengertian Benchmarking, Tujuan, Jenis, Cakupan dan Proses Tahapan, kami berharap apa yang diuraikan dapat bermanfaat untuk anda. Terima kasih
Daftar Pustaka
Watson, G.H. 1996. Strategic Benchmarking: How to Rate Your Company’s Performance Against The World’s Best. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Ramli, Khaerani. 2013. Analisis Benchmarking terhadap Biaya Produksi pada PT Karunia Alam Segar. Makassar: Universitas Hasanuddin.
Albar, F.B., dkk. 2014. Desain Strategi Pengembangan UKM dengan Kombinasi Metode Benchmarking dan Blue Ocean Strategy. Seminar Nasional IENACO. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia.
Tjiptono, Fandy dan Anastasia, Diana. 2003. Total Quality Management. Yogyakarta: Andi Offset.
Rivai, Veithzal dan Murni, Sylviana. 2012. Education Manajemen: Analisis Teori dan Praktik. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Sulisworo, Dwi. 2010. Strategi Korporasi. Yogyakarta: Universitas Ahmad Dahlan.
Spendolini, M.J. 1992. The Benchmarking Book. New York: The American Management Assosiation.
Gaspersz, V. 2002. Total Quality Management. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
